Clover Hillにおける個人情報保護方針について
有限会社ソフィア（Clover Hill）およびソフィアグループ会社（原則として、有限会社ソフィアの連結対象子会社および関連会社をいいますが、その他有限会社ソフィアが特に認める会社も含みます。以下「ソフィアグループ」といいます）は、当該会社において別段の定めをしている場合を除き、事業上取扱うお客様･お取引先関係者などの特定の個人を識別できる情報（以下「個人情報」といいます）の取扱いについて、以下のとおり「個人情報保護方針」を定めその保護に努めます。

個人情報の取得について

  • 個人情報の取得は適法かつ公正な手段によって行います。

個人情報の利用について

  • 取得する個人情報の利用目的をできるだけ特定し明らかにします。
  • 個人情報の利用は、利用目的の範囲内で、具体的な業務に応じて権限を有する者が、業務上必要な範囲内で行います。
  • 個人情報をコクヨグループで共同利用する場合は、利用目的などの必要事項をできるだけ特定し明らかにします。(共同利用対象会社のみ)

個人情報の第三者への開示・提供について

  • 以下の場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に開示・提供することはいたしません。
  • (1) 業務上必要な範囲内で、業務委託先に開示・提供する場合
  • (2) 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業が承継される場合
  • (3) 法令に基づく場合

個人情報の管理(安全管理措置)について

  • 個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩などを防止するため、個人情報の取扱いに係る社内規程に基づき個人情報保護方針を整備し、実行するほか、責任者の権限の明確化、従業者への教育・訓練、管理区域の入退室管理、アクセス制限の実施、外部委託先の管理・監督等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。安全管理措置についてのお問合せは「コクヨお客様相談室」までご連絡ください。

個人情報の開示、訂正、利用停止などについて

  • 自己の個人情報について、開示、訂正、利用停止などの要請があった場合には、ご本人であることを確認の上で対応いたします。
    なお、個人情報に関する質問及び苦情処理を含むお問合せは「CloverHillお客様相談室」でお受けいたします。

    個人情報に関するお問い合わせ

法令等の遵守

  • 個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護方針の内容を継続的に見直し改善に努めます。

ソフィアグループが保有している個人情報の取扱いについて

利用目的について

ソフィアグループでは、以下のような目的でお預かりした個人情報を利用させていただきます。

１．お客様および調達先などお取引先に関する個人情報

  • 保育所、学童施設事業、学習語学教室事業、資格認定事業、販売事業、飲食事業、 コンサルティング事業その他のソフィアグループが営む事業（※）における下記の活動のため
    （※ソフィアグループにおける事業活動の具体的な内容については、有限会社ソフィア及び各ソフィアグループ会社のホームページをご参照ください。）
    ・お取引等に関するご連絡のため・ソフィアグループが取扱う商品・サービスのご提供のため・ソフィアグループとの間で締結した契約の履行のため・ソフィアグループが取扱う商品・サービスに関するお知らせや関連サービスのご案内、商品モニターやアンケート調査等のご依頼のため・ソフィアグループが開催（主催・共催・協賛）するフェア・催し物等に関するご案内のため・新商品・サービス等の開発・広告の目的で行う、取得した購買履歴、閲覧履歴・行動履歴等の情報の分析のため・お問い合わせ、資料請求その他ご依頼等への対応のため
  • その他事前にご同意頂いた目的のため

２．自社又は他のソフィアグループ会社の株主に関する個人情報

  • 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため又はそれらと関連を有する事項の対応のため
  • 年次報告書その他配布物の送付及び連絡のため
  • 各種法令等に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等の株主管理のため
  • 支払調書の作成・提出に関する事務の遂行のため

３．採用応募者の方々に関する個人情報

  • 採用選考・内定者管理のため

４．弊社が加盟している団体の参加者・会員等に関する個人情報

  • 協同作業の運営およびそれに伴う連絡、相談、検討、情報提供および配布物等の授受のため

５．弊社施設の近隣住民に関する個人情報

  • 緊急時その他の必要な連絡のため

６．弊社施設内に設置する防犯カメラの被写体に関する個人情報

  • 犯罪の防止、施設内の安全の保持のため

７．退職者等に関する個人情報

  • 退職年金等の支払いのため
  • ＯＢ会の案内等、親睦活動における必要な連絡
  • 物故者慰霊のための必要な連絡
  • 会社状況に関する情報提供

上記目的以外の利用について

  • 上記以外の目的で個人情報を利用させていただく場合には、ご本人様の同意をいただくものとします。（法令で認められている場合を除きます）

クッキー（cookie）の利用について

  • コクヨグループのWebサイトでは、クッキーを使用しています。クッキーとは、利用するパソコンに保存される小さなテキストファイルです。クッキーにより、端末の識別や利用者の環境、サイト内の閲覧履歴などを取得しますが、利用者個人を特定する情報は含まれておりません。
  • 利用者から会員登録等で個人情報（氏名、ご連絡先等）をご提供いただいている場合は、個人を識別して利用する場合があります。利用者は、ご使用のブラウザの設定により、クッキーの無効化や削除ができます。ただし、無効化や削除をした場合、一部の機能を利用できなくなることがあります。ブラウザの設定方法に関しては，各製造元にお問合せください。

グーグルアナリティクス（Google Analytics）の利用について

  • ソフィアグループのWebサイトでは、Google社が提供するアクセス解析サービスのグーグルアナリティクスを利用しています。
  • グーグルアナリティクスは、クッキーを使用してWebサイトの閲覧履歴を分析し、レポートを作成します。
  • グーグルアナリティクスのクッキーによって生成されるウェブサイトの閲覧情報は、Google社のサーバーに保存されます。
  • グーグルアナリティクスのクッキーにより収集されたデータは、一定期間を経て自動的にGoogle社のサーバーから削除されます。
  • 「ユーザーが Google パートナーのサイトやアプリを使用する際の Google によるデータ使用」については、（https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=ja）よりご確認ください。また、Google社のプライバシーポリシーについては、(https://policies.google.com/privacy) よりご確認ください

個人情報の開示等に応じる手続きについて

ソフィアグループでは、保有個人データ等のご本人もしくはその代理人からの開示・変更・利用停止、消去、第三者への提供の停止の請求等の求めには、以下の通り対応させていただきます。

1. 「開示等の申し出先」

≪本人確認のための書類≫

  • 運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー　　　１点
    なお、「開示等の請求」をする者が法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類を同封下さい。

法定代理人の場合

  • 法定代理人申告書（こちらからダウンロードできます）PDFファイル容量：　　１通
  • 法定代理権があることを確認するための書類　１通
    （戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可）
  • 未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類　１通
    （法定代理人の運転免許証、パスポートなど公的書類のコピー）

委任による代理人の場合

詳細は申請書の注意事項をご覧下さい。

2.「開示等の求め」の手数料及びその徴収方法

開示請求１件につき、1000円の手数料が必要です。
（同額の郵便切手を請求書類に同封してください）
手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。詳細は申請書の注意事項をご覧下さい。

3. 「開示等の求め」に対する回答方法

保有個人データ等の開示請求については、申請者のご希望に従い、申請者の申請書記載住所宛に書面にて回答するか、または請求書に記載のemailアドレス宛に電磁的記録をemailに添付して送信する方法によってご回答申し上げます。（ただし、後者の方法による開示が困難であるときは、その旨を通知の上、前者の方法によって回答いたします。） 保有個人データの訂正等（開示を除く）の請求については、申請者の申請書記載住所宛に書面にてご回答申し上げます。

4.開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

5. 保有個人データまたは第三者提供記録」不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

  • 申請書に記載されている住所と本人または代理人資格確認書類記載の住所が異なるなど本人が確認できない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • 所定の申請書に不備があった場合
  • 保有個人データの開示の請求において、開示のお求めの対象が保有個人データに該当しない場合
  • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • その他法令に定める場合および法令に違反することとなる場合

6.申請書の送付先

〒207-0004
東京都東大和市清水6-1189-3
株式会社 ソフィア　お客様相談室

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　制定日：2005年4月1日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　改定日：2022年4月1日

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社ソフィア
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 東京都東大和市清水6-1189-3
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　代表取締役　社長　木谷　麗